Cas d'usage

Activer l’intelligence collective grâce à un workshop et à Board

Merry Strullu est consultante indépendante et formatrice en innovation managériale, en gestion de projet et en qualité de vie au travail. Elle intervient au sein des entreprises et accompagne RH et chefs de projet pour les aider à améliorer leur qualité de vie au travail et la communication interne grâce à des méthodes tirées du design thinking et des workshops qui activent l’intelligence collective.

Avec le confinement et les nouvelles méthodes de travail, qui font de plus en plus appel au télétravail, certains de ses clients sont face à de nouveaux enjeux. Elle les accompagne pour faire face à ces enjeux grâce à l’intelligence collective, et grâce à Klaxoon.

Publié le
9/7/2020
Par
Violette
Gougeon
Project manager
Publié le
9/7/2020
Partagé par
Merry Strullu
Consultante et formatrice, Osons une pause

Niveau
Présentiel
À distance
La méthode des 6 chapeaux permet d'ouvrir le champ des possibles sur un sujet donné, pour aboutir sur des solutions et des actions opérationnelles, qui engagent tout le groupe puisque tout le monde a participé !
Merry Strullu

Organiser un workshop d’intelligence collective à distance : Merry relève le défi


Face à l’évolution des méthodes de management  et aux attentes des collaborateurs qui ne sont plus les mêmes qu’il y a encore quelques années, les entreprises doivent transformer leurs pratiques et s’adapter. Sans compter sur l’impact du confinement qui a bouleversé l’organisation des équipes et favorisé le recours massif au télétravail.

C’est pourquoi les entreprises font appel à des personnes comme Merry Strullu, consultante en innovation managériale.

Pour accompagner au mieux ses clients, elle les fait participer à des workshops d’intelligence collective. Mais le télétravail prenant de plus en plus de place dans la vie des entreprises, elle doit repenser ses méthodes pour faire face à cette nouvelle réalité. 

Pour l’aider à digitaliser ses workshops, elle se tourne alors vers Klaxoon et son outil phare, Board Hybrid, un outil de whiteboard infini.

Elle l’utilise aujourd’hui pour accompagner tous ses clients et assurer ses formations. C’est notamment le cas lorsqu’une agence de conseil est confrontée à des problèmes de communication interne. En effet, Merry cherchait alors un outil capable de proposer une solution ludique, efficace, qui lui permet de contrôler la durée du workshop, le tout aussi efficacement à distance que si elle était en présentiel. 

Participatif, collectif et ludique : les trois piliers d’un workshop d’intelligence collective réussi sur Board Hybrid !

Merry se tourne donc vers Klaxoon pour assurer son workshop d’intelligence collective.

Au préalable, elle dessine plusieurs cases sur Board Hybrid : c’est là que les participants pourront poser leurs idées et les partager à tous.

Une fois que Board est prêt, elle partage simplement un lien pour inviter les participants au workshop à se connecter.

En tant qu'animatrice de l’atelier d’idéation, elle prend la main sur le board et le synchronise avec tous les autres participants : ainsi, elle s’assure que tout le monde voit la même chose lorsqu’elle leur présente les fonctionnalité de base de Board : le post d’idées, d’images, le système de like…

L’onboarding est très rapide, au point où Merry prend le temps d'organiser un petit icebreaker en demandant à chacun de poster une idée servant à exprimer ses attentes vis-à-vis du workshop du jour. Le but est triple :

●     permettre aux participants de prendre l’outil Board en main pour qu’ils comprennent rapidement qu’il s’agit d’un outil très simple d’utilisation,

●     briser la glace dès les premiers instants pour entrer rapidement dans le vif du sujet,

●     mettre en avant l’aspect participatif et l’intelligence collective du workshop en incitant tout le monde à s’exprimer d’entrée de jeu.

 

L’atelier d’idéation en tant que tel débute ensuite : pour résoudre le problème de communication interne de l’agence, Merry choisit d’appliquer la matrice des 6 chapeaux de Bono. Il s’agit d’une méthode de design thinking et d’idéation qui permet d’analyser un projet et d’en imaginer toutes les dimensions pour lui assurer toutes les chances de succès.

Pour ce faire, elle joue sur l’aspect ludique et la clarté visuelle du Board en plaçant des chapeaux colorés qui rappellent le rôle de chaque chapeau.

Les participants commencent donc à réfléchir à leur projet. Pour chaque chapeau, Merry organise un vote où les collaborateurs de l’agence votent pour l’idée qui leur correspond le plus. Les idées qui obtiennent le plus de votes feront partie du plan d’action final : ce sont donc les collaborateurs qui bâtissent le plan d’action ensemble, étape par étape, grâce à l’intelligence collective !

 

●     Chapeau 1 : la neutralité. Chaque participant partage ses idées en se forçant à rester neutre, objectif. Il s’agit ici d’énoncer les faits concrets, dénués de tout jugement. (Exemple : Personne dans l’équipe n’est au courant des projets des autres.)

 

●     Chapeau 2 : les émotions. Les participants font tous appel à l’affect et partagent leur ressenti vis-à-vis du problème exposé. (Exemple : C’est déstabilisant.)

 

●     Chapeau 3 : le pessimisme. Les collaborateurs expriment ici leurs craintes par rapport aux chances de succès du projet en mettant en avant les problèmes et les points bloquants que va connaître le projet. C’est un très bon moyen d’identifier les freins du projet. (Exemple : L’égo des gens ne les pousse pas à s’améliorer.)

 

●     Chapeau 4 : l’optimisme. A l’inverse, les participants expriment ici leurs espérances et les points forts qui permettent au projet d’exister et de connaître le succès. (Exemple : l’équipe à l’habitude de résoudre les problèmes ensemble.)

 

●     Chapeau 5 : la créativité. A cette étape les participants au workshop imaginent tous les moyens qui permettront au projet de connaître le succès. C’est à ce moment que le workshop d’intelligence collective se transforme en séance de brainstorming.

 

●     Chapeau 6 : l’organisation. Pour cette dernière étape du workshop, les participants font un jeu de rôle et s’imaginent face au chef de projet. Après 5 minutes de réflexion individuelle, ils doivent alors dire “Si j’étais à ta place, je ferais…" pour exprimer des idées concrètes que l’équipe peut mettre en place. (Exemple : Mettre en place un endroit dédié à l’échange entre collaborateurs.)

 

En procédant de cette manière, Merry s’assure que les collaborateurs ont tous participé au moins une fois à chaque étape de l’atelier d’intelligence collective. Elle obtient aussi un plan d'actions très concret qui est directement issu de cette collaboration : les participants se sentent donc engagés vis-à-vis du projet puisque les idées qui ont construit les bases du projet viennent d’eux.

Défi relevé pour Merry !

 

En seulement 3h, temps de préparation inclus, Merry est parvenu à récolter de nombreuses idées, à rassembler une équipe et à la faire réfléchir sur ses propres problèmes pour inciter les participants à trouver des solutions concrètes d’eux-même. Pour Merry, le workshop d’intelligence collective est un succès !

 

●     Elle est parvenue à organiser un workshop vivant, coloré et agréable malgré le télétravail et la distance : c’est grâce à toutes les fonctionnalités de Board Hybrid comme le vote, le post d’idée… que tous les participants peuvent utiliser. La réunion n’est pas seulement dirigée par l’animateur, mais par le collectif ! C’est aussi pour cette raison que son workshop parvient à activer la participation de chacun.

●     Le board est très professionnel : en fin d’activité, Merry et les collaborateurs obtiennent un board bien rangé, où l’information est classée et lisible, ce qui est très important pour la facilitation ! C’est un avantage important que permettent les outils digitaux comme Board Hybrid, misant sur le management visuel. D’ailleurs, c’est un avantage que l’on peut retrouver aussi bien à distance qu’en présentiel !

●     Pour Merry, Board Hybrid, c’est aussi synonyme de gain de temps. Au niveau des réunions et des workshops, les activités ne dépassent pas sur les plannings grâce à la fonctionnalité Timer qui permet de se donner un temps imparti pour chaque activité. Au niveau de la préparation, Merry n’a qu’à reprendre l’un des templates qu’elle a fait elle-même et à la personnaliser aux couleurs de l’entreprise chez qui elle intervient : en 5 minutes chrono, c’est prêt !

 

Merry fait donc le choix de Board Hybrid pour assurer ses workshops d’idéation et d’intelligence collective, et elle construit ses propres templates pour ce faire : elle en a déjà construit 10 ! Mais pour gagner du temps, vous pouvez aussi vous tourner vers notre bibliothèque de templates . En un clic, vous installez le template dont vous avez besoin, et c’est prêt !

Par
Violette
Gougeon
-
Project manager
Après 10 ans de radio et de télévision, Violette met aujourd'hui en lumière les fonctionnalités de la plateforme Klaxoon pour la communauté d’utilisateurs. La création de templates, de tutos fonctionnels et la mise en avant d’usages Klaxoon rythment désormais ses journées.

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