Comment transformer efficacement les pratiques d’une équipe sportive en mode hybride

Le challenge : centraliser les échanges et renforcer l’esprit d’équipe, même à distance

Jérôme Pineau est Manager Général de l’équipe cycliste B&B Hotels - KTM. Il explique que, contrairement à certains clubs qui exigent le présentiel, les acteurs du projet ont la particularité de ne pas toujours travailler au même endroit. Certains se déplacent même entre plusieurs pays ! Pour Jérôme, l’enjeu était donc de leur donner les moyens de garder une connexion forte malgré la distance, en ayant l’impression de “vivre sous le même toit et de ne rien rater” des échanges collectifs. 

Laurane Habasque, quant à elle, est Community Manager au sein de l’équipe. Elle constate que les différents canaux de communication entre les acteurs du club s’étaient multipliés, et qu’il devenait complexe de s’y retrouver et de retracer les échanges. Se posait alors également la question d’un suivi de l’information efficace dans l’équipe. 

Pour répondre à ces problématiques, Jérôme comme Laurane ont souligné la nécessité de mettre en place un outil central à toute l’équipe et aux acteurs du projet. Cet outil permettrait de créer un véritable lien entre les collaborateurs de la structure, qu’ils soient sur place ou à distance, tout en rendant l’information accessible à tous. Et pour cela, le choix de B&B Hotels - KTM s’est porté sur le Board de Klaxoon.

La solution : transformer les rituels d’équipe et le suivi des performances avec Board

Un suivi plus facile des performances des coureurs en mode hybride

La recherche de performances est au cœur du projet de l’équipe cycliste B&B Hotels - KTM. Pour assurer un suivi optimal des entraînements et des résultats des athlètes (suite à des stages, des compétitions, …), Fabien Rabeau, Responsable Performance et Préparateur physique, met à disposition un Board où chacun peut accéder aux données et à ses retours : temps de chaque coureur, objectifs définis pour les prochaines étapes, … 

Pour Fabien, “Klaxoon permet d’avoir une idée claire de ce qui se passe”. Toutes les réunions de performances sont faites directement sur le Board en synchrone, grâce à la fonctionnalité de visioconférence intégrée Live, qui permet de connecter toute l’équipe sur le même espace. Et en dehors des réunions, chaque participant peut également ajouter ses idées en asynchrone, le Board restant ouvert et accessible en permanence.

Klaxoon permet de donner beaucoup plus de place à l’idée et au contenu qu’à la visio. Fabien Rabeau, Responsable Performance et Préparateur physique de l’équipe B&B Hotels - KTM

De nouveaux formats de rituels d’équipe efficaces

En plus de ses 24 athlètes, l’équipe B&B Hotels - KTM compte près de 60 personnes chargées d’assurer la gestion et la promotion du projet. Parmi elles, l’équipe de Thibault Desmasures, Directeur Marketing et Commercial, utilise également Board pour ses rituels quotidiens et un partage d’informations efficace.

Chaque jour commence par un point de synchronisation de 15 minutes, toujours sur le Board grâce au Live, pour faire le point des sujets en cours et à venir. En synchrone comme en asynchrone en amont de la réunion, chaque membre de l’équipe vérifie que les informations partagées qui concernent leurs missions soient bien à jour.

On va être tenus au courant de manière quasi instantanée des informations dont on a besoin, pouvoir faire des comptes-rendus en temps et en heure,... Thibault Desmasures, Directeur Marketing et Commercial de l’équipe B&B Hotels - KTM

De plus, le Board permet d’avoir une vision globale du calendrier de l’équipe, et chacun peut s’y référer pour son organisation personnelle dans ses missions.

Le résultat : une transformation globale des pratiques pour une collaboration renforcée et efficace

Pour l’ensemble de l’équipe B&B Hotels - KTM, Board a apporté une solution à la fois simple et puissante pour garantir une bonne communication des informations, mais aussi renforcer le lien entre les acteurs du projet tout au long de l’aventure.

Fabien souligne la capacité de l’outil à accélérer la collaboration : “Dès qu’on a besoin de se concentrer sur une action ou un projet, on a besoin que ça aille vite.” Plus les échanges sont fluides, plus les objectifs sont clairs et plus l’équipe réfléchit de manière efficace pour les atteindre.

Pour Laurane, Board favorise aussi l’anticipation des sujets, notamment grâce au travail qu’il permet en asynchrone, avant ou après les réunions. Comme elle l’indique, cela permet “de ne pas arriver en réunion sans savoir de quoi on va parler”, chaque participant ayant déjà  partagé en amont les informations nécessaires pour avancer.

Pour terminer, Sébastien Pineau, Directeur Général du club, met en évidence le pouvoir de cet outil qui centralise tous les échanges à faire prendre du recul aux équipes, et réaliser le chemin parcouru et les objectifs qu’elle a atteints. Cela permet de fédérer l’ensemble des membres de l’équipe autour du projet de manière continue.